Время — самый ценный ресурс, который у вас есть.
Чтобы оставаться продуктивным и мотивированным, нужно знать,
как успеть сделать за день все, что запланировали

Некоторые люди думают, что хорошо работать означает много работать в течение долгих часов. Однако проводить много времени в офисе — это не здорово. Важны не ваши усилия, а результаты, которые они вызывают. Человек, который много работает, может очень быстро разочароваться в том, что не получил вознаграждение за свои усилия и/или они не были оценены руководством. Кроме того, нарушается баланс между профессиональной и личной жизнью. Поэтому в бизнесе, как и в жизни, проблемы управления временем занимают высшие позиции.

Управляйте временем так же, как деньгами

«Время — деньги» гласит поговорка. Но давайте посмотрим правде в глаза, мы часто склонны злоупотреблять нашим временем. Почему? Потому что действительно не понимаем его истинной ценности. Но что если каждая минута работы обойдется вам в кругленькую сумму?

В некоторых компаниях менеджеры концентрируют свое внимание на продажах и одержимы сокращением расходов: ограничивают поездки, экономят на новом оборудовании, обустройстве рабочего места, а сотрудникам рекомендуется стремиться к выполнению плана теми средствами, которые им предоставил работодатель.

Помните, что время — это ваше богатство. Инвестируйте его, как если бы это были ваши деньги. В бизнесе время следует считать ценным и исчерпывающим ресурсом. Точно так же, как компания ведет счета, время должно управляться так же строго.

Думайте о результате

Производительность определяется как продукт/сервис, произведенный человеком за 1 час работы. Суть не в том, чтобы задерживаться на работе, как ваши коллеги, а достигать максимальных результатов в кратчайшие сроки.

Когда посвящаете свое рабочее время задаче, не думайте напрямую о том, сколько времени это займет, а о том результате, которого хотите достичь. Иногда сложные задачи могут занимать часы или даже дни, но при этом не принесут ощутимого дохода. Поэтому забудьте о них или делегируйте кому-то и сосредоточьтесь на том, что окажет большее влияние на ваш бизнес или поставленную руководством цель.

Сконцентрируйтесь на том, что важно

Старайтесь сосредоточиться на том, что ценно в глазах людей, на которых работаете. Именно эти виды деятельности имеют значение и являются приоритетными над всем остальным.

Вот почему, чтобы стать более продуктивным, нужно знать, как сказать «нет». И это гораздо сложнее, чем сказать «да». Люди, которые никогда не отказывают, часто оказываются в трудных ситуациях. Кроме того, стараясь угодить всем, они не успевают выполнить обещанное и в результате зарабатывают себе имидж необязательного человека.

В конце концов, в сутках для всех людей только 24 часа и у вас есть только две руки. Вы не можете делать все, и вам придется научиться давать отпор некоторым коллегам и даже клиентам:

  • Внимательно выслушайте их просьбу (не отказывайтесь от чего-либо, не выслушав и не поняв).
  • Просто и спокойно скажите, что не можете выполнить их просьбу и объясните почему.
  • Не пытайтесь оправдать себя, твердо придерживайтесь своего решения.
  • Наконец, предложите альтернативные решения, если это возможно.

Методология и инструменты, чтобы оставаться организованным

Чтобы быть продуктивным, вы должны знать, как эффективно выполнять свою работу. Есть несколько методов управления временем. Цель этой статьи состоит в том, чтобы убедить вас найти эффективный способ, который будет легко использовать в повседневной жизни.

Самая важная вещь для продуктивной работы — знать, как начать и избегать проволочек любой ценой. Если несмотря ни на что вы пресловутый прокрастинатор, знайте, что есть также специальные советы, призванные сделать прокрастинацию продуктивной!

Совместное управление

Совместное управление является мощной управленческой техникой. Она используется, когда сотрудники могут выполнить задачу, но чувствуют себя неуверенно или неопытны. Менеджер в этом случае выступает в роли «тренера», который помогает им выполнять свою миссию и самостоятельно принимать правильные решения.

Чтобы обеспечить производительность и ограничить нагрузку, принимайте участие только в тех собраниях, о которых заранее сообщается. Если же организуете собрание, пригласите как можно меньше людей — только тех, кто действительно нужен.

Избегать перерывов и устранить отвлекающие факторы

Перебои и отвлекающие факторы — худшие враги производительности. Мессенджеры, менеджеры, которые перебивают людей за своими столами. Сотрудники, которые спонтанно задают вопросы своим коллегам. Продавцы, пытающиеся постоянно продать что-либо и кому-либо. Все эти люди наносят ущерб вашей производительности. Здесь речь не идет о том, чтобы изолировать себя в строгой комнате, а в том, чтобы оставаться максимально сосредоточенным.

У всех нас есть чрезвычайные ситуации. Конечно, иногда возникает проблема, которая требует немедленного решения. Но насколько это возможно избегайте всех «паразитов» хорошей концентрации. Если кто-то или что-то прерывает вас, попытайтесь оценить уровень приоритета, который будет предоставлен. Если это не срочно и не важно, попросите показать это позже и сосредоточиться на текущей задаче.

Спросите других о вашей производительности

Ваша производительность во многом зависит от отзывов других. Чтобы это действительно помогло, сначала объясните, чего пытаетесь достичь, какие блокирующие моменты мешают. С этой информацией собеседник лучше поймет ваш контекст и цели, а затем сможет дать более конструктивный отзыв или анализ вашей продуктивности. Это также прекрасная возможность поделиться опытом и узнать о хитростях ваших коллег.

Тайминг рабочего времени

Ведение расписания — метод, который многие сотрудники считают довольно ограничивающим. К счастью, сегодня существуют простые решения, которые позволяют запускать таймер одним нажатием со своего компьютера или мобильного телефона. Нет ничего проще. Цель состоит не в том, чтобы отслеживать каждую минуту вашего дня, а в том, чтобы получить данные для объективного представления ситуации и, следовательно, определение путей ее улучшения:

  • На какие задачи вы больше всего тратите свое рабочее время?
  • На что следует потратить больше времени, чтобы получить больше результатов?
  • Как тратить меньше времени на менее выгодные задачи?

Установите простую и измеримую цель для оценки вашего прогресса

Что делает человека счастливым на работе? Прежде всего, достижение результатов. Еще нужно четко понимать, чего хотите достичь. Поэтому обязательно поставьте простую, но измеримую цель. Например:

  • Я ухожу с работы в 18:00 как минимум 4 дня из 5.
  • Я хочу достичь своих целей, не жертвуя своими занятиями в тренажерном зале и т. д.
  • Я хочу проводить с семьей минимум шесть выходных дней в месяц.

Четкая цель позволит легко увидеть прогресс. Если же его нет, это также позволит определить, что мешает достичь его.

Внешнее воздействие

Но на самом деле быть безупречным в управлении своим временем недостаточно для продуктивной работы, потому что вы не одиноки в мире. В некоторых компаниях культура заставляет сотрудников работать нездоровым и непродуктивным образом. С таким «стандартом» работы сложно стать более продуктивным, учитывая повышенную продолжительность рабочих дней.

Вывод

Вы должны понимать, что не всегда можете повлиять на внешние обстоятельства, если рабочая среда накладывает значительные ограничения на вашу производительность (коллеги, непредсказуемый менеджмент), поэтому есть вероятность, что попытки эффективно управлять своим временем, обречены на провал. Чтобы быть более продуктивным, конечно, необходимо улучшить управление рабочими часами и применить на практике все советы, упомянутые выше. Но также нужно будет повлиять на свое окружение, чтобы действительно выполнить все условия для успеха.

Марк Алексанрофф


 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *